Gestire i documenti

Gestire i documenti in modo centralizzato, garantendo la rapida consultazione anche di quelli provenienti dall’esterno (fornitori, clienti in modalità co-design) oltre alla gestione della spedizione massiva di fatture presso clienti.

Di seguito alcuni consigli per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Ridurre l'uso della carta all'interno dell'azienda

Migliorare i processi aziendali per fare in modo che i dipendenti utilizzino sempre di più un’unica fonte per i dati aziendali

Ridurre la spesa per l'invio di documenti

Definire un processo in cui i clienti ricevono documenti mediante strumenti alternativi all’invio postale cartaceo

Centralizzare i documenti aziendali

Rivedere i processi aziendali al fine di gestire mediante una sola piattaforma di deposito documenti ed eliminare ogni forma di salvataggio sui computer locali

Gestire la documentazione cartacea proveniente dai fornitori

Utilizzare una modalità che consenta di acquisire digitalmente e incasellare opportunamente i documenti cartacei dei fornitori in un’unica infrastruttura per essere facilmente reperiti

Tenere traccia delle versioni dei documenti aziendali

Aver modo di gestire più versioni di un medesimo documento sul sistema informativo

Far gestire da un fornitore l'invio delle fatture ai clienti

Studiare un processo in cui, una volta generate le fatture, esse vengano fatte pervenire a un operatore terzo che provveda all’imbustamento, all’affrancatura e alla spedizione delle fatture cartacee

Permettere ai clienti di scaricare le fatture via web

Permettere che, una volta generate le fatture, esse vengano inserite in un sistema informativo navigabile via Internet e, dopo adeguata autenticazione, scaricate agevolmente dal cliente

Permettere una rapida consultazione di tutti i documenti aziendali

Centralizzare i dati aziendali rendendoli disponibili a tutti gli utenti dei diversi processi aziendali, ognuno in base al proprio ruolo