Contratti e listini  

Attraverso i canali informativi disponibili (offerte dai fornitori, scambi di informazioni, siti internet), il responsabile acquisti ricerca, valuta e classifica le fonti di approvvigionamento attuali e potenziali.

Panthera supporta il processo di approvvigionamento in fase di definizione dei rapporti di fornitura attraverso 3 principali strumenti: i contratti, i listini di acquisto e i cataloghi fornitori.

Il Contratto di acquisto rappresenta la formalizzazione di un accordo stipulato tra l’azienda e un suo fornitore / terzista per la fornitura in modo continuativo di un prodotto o di un servizio. Permette di definire i rapporti di fornitura in termini di prezzo, quantità stimata, modalità di fornitura e calendario delle consegne.

I Listini di acquisto permettono la definizione delle quotazioni di acquisto e consentono un’identificazione puntuale dei prezzi e degli sconti applicati dai fornitori o dai terzisti dell’azienda.

Il Catalogo fornitore (catalogo esterno) arricchisce la base informativa aziendale ed estende le potenziali fonti di consultazione a corredo dell’Ufficio Acquisti in quanto funge da banca dati per la ricerca rapida dei prodotti commercializzati dai propri fornitori e dei relativi prezzi e consente una rapida “promozione” degli articoli del catalogo in articoli del sistema Panthera con cui procedere all’acquisto.

Richieste di acquisto (RDA)  

Le Richieste di Acquisto (RDA) supportano il processo di acquisto nella raccolta e approvazione delle necessità di approvvigionamento di materiali e servizi nate all’interno della struttura aziendale. Queste richieste possono essere inserite da soggetti differenti, siano questi singoli dipendenti o segreterie dipartimentali, e contenere informazioni più o meno precise in relazione a cosa acquistare, da chi e a quanto. Il processo di autorizzazione, che viene innescato dall’inserimento e inoltro di una richiesta di acquisto, permette ai soggetti preposti il controllo e il completamento della richiesta al fine della formalizzazione in ordini di acquisto. Le richieste di acquisto approvate e perfezionate (per esempio individuando il fornitore, il prezzo, la data di consegna richiesta) vanno quindi ad alimentare in modo automatico il portafoglio ordini di acquisto.


Richieste di offerta  

In fase di ricerca del miglior fornitore, per esempio a seguito di una Richiesta di Acquisto non intestata ad uno specifico fornitore preferenziale, l’azienda può avere la necessità di richiedere a diversi potenziali fornitori una loro migliore offerta per la fornitura di prodotti/servizi. Il portafoglio delle Richieste di Offerta permette di formalizzare la richiesta di preventivo, analizzare i dati pervenuti dai potenziali fornitori e promuovere una specifica richiesta di offerta a contratto o ordine di approvvigionamento. Le richieste di offerta promosse e perfezionate vanno quindi ad alimentare in modo automatico il portafoglio ordini di acquisto.